Definisi Data, Informasi, Manajemen, dan Sistem

Definisi Data, Informasi, Manajemen, dan Sistem

1. Data

Data adalah sesuatu yang belum mempunyai arti bagi penerimanya dan masih memerlukan adanya suatu pengolahan. Data bisa berwuj suatu keadaan, gambar, suara, huruf, angka, matematika, bahasa ataupun simbol-simbol lainnya yang bisa kita gunakan sebagai bahan untuk melihat lingkungan, obyek, kejadian ataupun suatu konsep. Data bisa juga berupa bahan diskusi, pengambilan keputusan, perhitungan, atau pengukuran. Saat ini data tidak harus dalam bentuk kumpulan huruf, dalam bentuk kata atau kalimat, akan tetapi bisa juga dalam bentuk suara, gambar diam atau bergerak, baik dalam bentuk 2 (dua) atau 3 (tiga) dimensi. Bahkan sekarang mulai banyak berkembang data virtual atau maya yang merupakan hasil dari rekayasa komputer.

Dalam suatu perusahaan, data bisa merupakan jumlah jam kerja bagi setiap karyawan atau pekerja di perusahaan tersebut, jumlah penjualan dan lain-lain. Ketika data ini di proses, maka data tersebut akan di ubah menjadi informasi.

2. Informasi

Informasi adalah hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memberikan makna atau arti serta tidak bermanfaat bagi seseorang bukanlah merupakan informasi bagi orang tersebut. Hal-hal penting mengenai informasi adalah informasi merupakan hasil dari pengolahan data dan memberikan makna atau arti serta berguna atau bermanfaat dalam meningkatkan kepastian.

Sedangkan menurut Mc Leod informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut :

> Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya. Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan oleh 2 (dua) orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut menghasilkan hasil yang sama maka di anggap data tersebut akurat.

> Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi tersebut diperlukan, tidak besok atau tidak beberapa jam lagi.

> Releva, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan. Kalau kebutuhan informasi di berbagai tingkatan atau bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

> Lengkap, artinya informasi harus di berikan secara lengkap. Misalnya informasi tentang penjualan yang tidak ada bulannya atau tidak ada fakturnya. (Sistem Informasi Manajemen, Prof. Dr. Azhar Susanto, M.Bus, Ak 2009: 40)

Menurut Alter, 1992 (dalam Abdul Kadir, 2003) informasi yang dibutuhkan oleh manajer dapat di bagi dalam enam kategori yaitu : comfort information, warning, key indicator, situational information, gossip, dan external information.

a. Comfort information (Informasi penyejuk), adalah informasi keadaan sekarang yang merangkum keadaan bisnis atau organisasi, mislnya ringkasan penjualan atau produk terakhir. Informasi ini biasanya todak banyak di gunakan, tetapi membantu manajer merasa aman terhadap operasi yang berlangsung

b. Warning (Peringatan), Berisi petunjuk terhadap sesuatu yang tidak biasa atau perubahan-perubahan rencana. Idealnya, manajer menerima peringatan sedini mungkin, sehingga cukup waktu untuk melakukan tindakan sebelum masalah penting yang tidak diharapkan benar-benar terjadi

c. Key Indicator (Indikator kunci), berisi ukuran aspek-aspek penting berkaitan dengan kinerja organisasi, seperti level keluhan pelanggan, di gunakan untuk memelihara pengendalian perusahaan dan mengidentifikasi permasalahan

d. Situational information (Informasi situasional), informasi terkini tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian para manajer

e. Gossip (Gosip), informasi informal yang berasal dari sumber, seperti pihak industri terkadang berguna untuk menangani suatu masalah

f. External Information (Informasi eksternal), yaitu informasi yang berasal dari luar perusahaan. Kadang kala informasi ini masih hangat dan berjangka panjang, misalnya studi lingkungan yang di lakukan selama 5 (lima) tahun terakhir)

3. Manajemen

Manajemen adalah seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi Mary Parker Follet ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.

Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal. Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima secara universal. Manajemen di pandang sebagai upaya atau proses pencapaian tujuan dengan menggunakan keahlian orang lain. Bila perusahaan pada suatu saat memiliki seuatu keinginan untuk mencapai satu tujan tertentu, yang penting di perhatikan disini adalah tujuan tersebut harus didefinisikan terlebih dahulu dengan jelas. Apabila tujuan telah ditentukan dengan jelas, maka langkah selanjutnya adalah menentukan ciri-ciri dari tujuan tersebut yang akan menjadi tolok ukur keberhasilan dalam manajemen. Dan apabila definisi dan tolok ukur dari sistem telah ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah merencanakan pencapaian tujuan sistem tersebut. Untuk mengoordinasikan semua aktivitas organisasi, manajemen menyusul sistem organisasi, menempatkan orang-orang yang kemampuannya sesuai dengan tugas yang harus dilakukannya. Tidak cukup disitu, manajemen juga harus memberikan pengendalian hasil pekerjaan agar tidak beresiko menyimpang dari apa yang harus dilakukan.

4. Sistem

Sistem adalah sekelompok atau sekumpulan komponen dan elemen yang digabungkan menjadi satu untuk mencapai tujuan tertentu. Ada banyak pendapat tentang pengertian dan definisi sistem yang dijelaskan oleh beberapa ahli. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli :

Jogianto (2005:2), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem ini menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan yang nyata, seperti tempat, benda dan orang-orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Indrajit (2001:2), Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari komponen-komponen yang memiliki unsur keterkaitan antara satu dengan lainnya.

Lani Sidharta (1995:9), Sistem adalah himpunan dari bagian-bagian yang saling berhubungan, yang secara bersama mencapai tujuan-tujuan yang sama.

Murdick, R. G (1991:27), Sistem adalah seperangkat elemen yang membentuk kumpulan atau prosedur-prosedur atau bagan-bagan pengolahan yang mencari suatu tujuan bagian atau tujuan bersama dengan mengoperasikan data dan/atau barang pada waktu rujukan tertentu untuk menghasilkan informasi dan/atau energi dan/atau barang.

Davis, G. B (1991:45), Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang beroperai bersama-sama untuk menyelesaikan suatu sasaran.

Sistem juga dapat diartikan sebagai kumpulan atau kelompok dari bagian atau komponen apapun baik fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan. Ini berarti kalau tidak ada tujuan, tidak ada sistem atau juga dikatakan sistem di perlukan sebagai pedoman bagi organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam pencapaian tujuan, organisasi perusahaan sering dihadapkan pada suatu kejadian yang tidak diharapkan atau resiko. Untuk mengantisipasi resiko yang teridentifikasi tersebut saat sistem di kembangkan, di bangun pula sistem pengendalian untuk memudahkan manajemen untuk memudahkan sistem organisasi agar sistem organisasi selalu berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Sedangkan untuk resiko-resiko yang tidak teridentifikasi saat sistem dibuat, manajemen suatu organisasi mengembangkan manajemen resiko. Mengidentifikasi peristiwa (event identification) yang memenuhi kriteria resiko yang ditentukan dan melakukan respon terhadap peristiwa tersebut dengan tujuan menghilangkan resiko yang mungkin di timbulkan.

Menurut Yakub (2012 : 4) pada buku Pengantar Sistem Informasi, sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang diantaranya :

a. Sistem abstrak (abstract system)

Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sistem teologia yang berisi gagasan tentang hubungan manusia dengan Tuhan merupakan contoh abstract system.

b. Sistem fisik (physical system)
Sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi, sistem sekolah, dan sistem transportasi merupakan contoh physical system.

c. Sistem tertentu (deterministic system)
Sistem tertentu adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi, interaksi antara bagian dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluarannya dapat diramalkan. Sistem komputer sudah diprogramkan, merupakan contoh deterministic system karena program komputer dapat diprediksi dengan pasti.

d. Sistem tak tentu (probabilistic system)

Sistem tak tentu adalah suatu sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksikan karena mengandung unsur probabilitas. Sistem arisan merupakan contoh probabilistic system karena sistem arisan tidak dapat diprediksikan dengan pasti.

e. Sistem tertutup (close system)

Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak bertukar materi, informasi, atau energi dengan lingkungan. Sistem ini tidak berinteraksi dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan, misalnya reaksi kimia dalam tabung terisolasi.

f. Sistem terbuka (open system)

Sistem ini adalah sistem yang berhubungan dengan lingkungan dan dipengaruhi oleh lingkungan. Sistem perdagangan merupakan contoh open system, karena dapat dipengaruhi oleh lingkungan.